Разъяснения руководителям ликвидируемых организаций по обеспечению сохранности документов

В соответствии со статьей 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу подлежат хранению в организациях в течение 50/75 лет и служат для исполнения социально-правовых запросов граждан о трудовом стаже, размере заработной платы и так далее.

Согласно статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации организаций всех форм собственности документы по личному составу передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих документы.

Документы по личному составу

К таковым документам относятся:

– приказы по личному составу;

– лицевые счета по заработной плате и (или) расчетные ведомости;

– списки личного состава;

– тарификационные ведомости;

– табели учета рабочего времени (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда);

– акты о несчастных случаях на производстве и документы к ним;

– книги учета приема, перемещения и увольнения работников;

– книги (журналы) учета движения трудовых книжек;

– личные дела уволенных работников;

– личные карточки (ф.Т-2) уволенных работников;

– невостребованные личные документы (трудовые книжки, аттестаты, дипломы и пр.) и другие документы, долговременные сроки хранения которых определены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Управленческие документы

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственного или муниципального архива, передают на хранение в архивы следующие управленческие документы, используемые для исполнения запросов социально-правового характера:

– учредительные документы (устав, положение, изменения и дополнения к ним, свидетельство о регистрации, постановления, приказы и др.);

– документы о ликвидации организации (решение арбитражного суда, решение собрания акционеров, учредителей, постановления, приказы);

– протоколы собраний акционеров (учредителей);

– штатные расписания (штатные расстановки), дополнения и изменения;

– списки акционеров;

– ведомости начисления дивидендов;

– документы о награждении работников (представление, наградные листы, протоколы вручения наград).

Прием документов архивными учреждениями от организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках.

Сохранность документов

В соответствии с действующими нормативными правовыми актами председатель ликвидационной комиссии (конкурсный управляющий) обязан обеспечить сохранность архивных документов и организовать:

1. Проведение сплошной проверки наличия дел и их физического и санитарно-гигиенического состояния.

2. Информирование муниципального архива о начале процесса ликвидации организации для проведения обследования состава документов, оказания необходимой методической помощи и решения вопроса о месте дальнейшего хранения документов.

Представителям ликвидируемых организаций на территории Убинского района следует обращаться в отдел архива администрации Убинского района.

3. Проведение работ по упорядочению документов (проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел и т.д.), для чего предусмотреть средства на их упорядочение при составлении сметы расходов по ликвидации организации.

Необходимо учесть, что процесс обработки, описания и передачи на хранение документов по личному составу может быть длительным в зависимости от срока существования организации и объема дел. Упорядочение документов может быть проведено силами работников организации или с помощью сторонних специалистов на платной основе.

4. Составление описей дел по личному составу и научно-справочного аппарата к ним.

5. Представление описей дел на утверждение с экспертно-проверочно-комиссией (ЭПК) УГАС НСО или муниципального архива.

6. Передачу по акту приема-передачи архивных документов на хранение в муниципальный архив с заключением договора о передаче документов.

Санкции за нарушение требований архивного законодательства предусмотрены Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (статьи 13.20, 13.25), а также Уголовным кодексом Российской Федерации (статья 325).

Отдел архивной службы администрации Убинского района