В данном посте хотелось бы напомнить про важность внедрения в организации грамотного процесса по хранению архивных документов.
Отвечаем на самые актуальные вопросы по тематике:
- Понятие «архивного документа»:
Архивный документ согласно п. 2 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» представляет собой материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.
- Хранение архивных документов — право или обязанность?
В соответствии со статьей 5 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места их хранения. Следовательно, архивные документы организации (например, ООО) подлежат включению в Архивный фонд РФ.
- Какие документы и сколько лет сохранять?
Сроки хранения документов в организации и их описание содержатся в Приказе Федерального архивного агенства от 20.12.2019 № 236 “Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения” (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449).
- Обязательно ли нанимать стороннюю организацию для обеспечения хранения?
Организации могут выполнять свою обязанность по обеспечению сохранности архивных документов либо 1) посредством создания собственных архивов, либо 2) посредством заключения договоров хранения со специализированными организациями.
Важно! Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, когда их закончили делопроизводством. Речь идет о случаях, когда их последний раз использовали в работе. Например, журнал учета инструктажей завершили 30 декабря. Значит, с 1 января его можно передавать в архив на хранение. А вот если последняя запись в нем сделана 1 января, то он уже пойдет на хранение в следующем году.