Работники архива отмечают праздник

Недавно редакция газеты «Убинский вестник» проводила акцию Воспоминаний в группах в социальных сетях «Одноклассники» и «ВКонтакте». Наши подписчики с удовольствием на неё откликнулись и прислали фотографии вырезок из газет разных лет, где были запечатлены близкие, родные, знакомые или события, дорогие сердцу.

К чему этот разговор… Когда мелькнула мысль организовать такую акцию, пронеслось в голове: «А как часто мы думаем о прошлом? Как жили наши родители? Или, может, что-то происходило очень интересное, но это событие важно именно одному человеку?». И ведь, действительно, иногда приятно посмотреть на фотографии, которым уже много лет, и, возможно, даже кого-то не узнаешь: всё и все меняются!

Именно тогда решила написать о том, какова работа в архиве со всеми старинными документами или фото, а тут и подходящий момент: 10 марта — праздник — День архивов в России. В нынешнем году его отметят в 20-й раз, так как праздник учредила коллегия Федеральной архивной службы в 2003 году. А своё начало он взял более 300 лет назад. Именно в этот день в 1720 году Петром Великим был подписан «Генеральный регламент или Устав» — первый в России общегосударственный правовой акт, определяющий основы организации централизованной системы архивного дела в стране.

Направляемся в гости к сотрудникам архива администрации Убинского района. В нашем районе работу по комплектованию, учёту, хранению и использованию архивных документов осуществляет небольшой коллектив из четырёх человек.

Первым делом я пришла «на приём» к И. В. Якушенко, начальнику отдела, которая работает в архиве с 2021 года, занимается вопросами планирования и отчётности, организует комплектование архива, хранение, учёт и использование документов, ведёт плановый приём документов, оказывает методическую и практическую помощь организациям-источникам комплектования архива, проводит усовершенствование описей и научно-справочного аппарата к ним, проверки наличия документов и их физического состояния, ведёт приём и консультирование граждан, курирует работу отдела.

Ирина Викторовна с удовольствием поделилась с нами спецификой работы архива.
На хранении в районном архиве находятся 135 фондов, в том числе — 109 фондов управленческих документов, 22 фонда документов по личному составу, один фонд личного происхождения, два фонда фотодокументов и фонд видеодокументов, которые содержат более 25 тысяч единиц хранения на бумажных и электронных носителях. Наиболее ранние документы, находящиеся на хранении в отделе архивной службы Убинского района, датированы 1817 годом.

— Ирина Викторовна, расскажите, пожалуйста, для чего нужно всё это огромное количество документов?
— Архивные документы активно используются в газетных публикациях, выставках, экскурсиях, школьных уроках, а также в работе по восстановлению истории района, предприятий, организаций, — пояснила И. В. Якушенко. — Практика показывает: востребованность документов по личному составу постоянно возрастает. В отдел ежегодно поступает более пятисот социально-правовых запросов и около двухсот тематических. Заявители ищут информацию по самым разным вопросам — подтверждение трудового стажа, льгот, размера заработной платы, сведения об уплате отчислений в Пенсионный фонд, биографические запросы…

— Почему именно на эти документы возрастает спрос?
— При использовании документов по личному составу возникает много вопросов. В основном это связано с ведением делопроизводства на предприятиях. В документах часто допускаются неточности и ошибки. Например, в написании фамилии, имени и отчества; не расшифровываются инициалы; неправильно или сокращённо указывается должность или профессия; не записываются даты издания приказов и многое другое. В лицевых счетах, расчётных ведомостях указаны только инициалы. В этих же документах зачастую используются шифры начислений и удержаний.

тсутствие в архиве их расшифровок приводит к невозможности указать заявителю требуемую информацию по компенсациям, отчислениям в Пенсионный фонд, удержанию страховых взносов… Часто стандартные формы лицевых счетов и расчётных ведомостей заполняются бухгалтерами небрежно: итоговые суммы начислений вписываются в другие графы, нередки карандашные приписки сумм премий и единовременных вознаграждений… При сдаче документов в архив некоторые организации не представляли свои уставные документы и исторические справки, в связи с чем теперь сложно выявить этапы реорганизации предприятия, затрагивающие изменения в наименовании или ведомственной принадлежности.

Однако, несмотря на все эти трудности, отдел архивной службы администрации стремится к решению проблем путём тесного сотрудничества. Проблема сохранности и всестороннего использования документов по личному составу остаётся актуальной. И решать её необходимо, так как от этого напрямую зависит социальная защищённость граждан.

— Как чаще всего к вам обращаются за получением данных?
— Запросы, поступают разными способами: по программе межведомственного взаимодействия VipNet (через неё в архив приходит более 75 процентов всех запросов), а это наиболее сложные в исполнении дела социально-правового характера; при личном приёме; через доверенное лицо; почтовое отправление; электронную почту. Подготовка архивных справок — процесс достаточно трудоёмкий, а срок исполнения запроса — один месяц. Чтобы дать ответ своевременно, и он содержал действительно необходимые сведения, предстоит пролистать не один десяток дел. Архивная справка – это конечный продукт, итог кропотливого труда архивистов, но ему предшествует большая работа по отбору, обработке, систематизации документов.
Поговорив с Ириной Викторовной, мы отправились в кабинеты к её коллегам, чтобы подробнее узнать об их обязанностях.

Е. М. Жаркова — ведущий специалист отдела. Елена Михайловна работает в отделе с 2005 года, занимается сохранностью и использованием документов по личному составу, принимает меры к их реставрации, исполняет социально-правовые запросы, следит за поддержанием в хранилищах оптимальных температурно-влажностных параметров.

У А. Ю. Михайловой такая же должность — ведущий специалист. Анна Юрьевна работает в отделе с 2011 года. Она ведёт работу по оцифровыванию документов (на сегодняшний день уже отсканировано более 15 тысяч единиц хранения), исполнению тематических запросов граждан, подготовке материалов в средства массовой информации, периодической печати и календарь знаменательных и памятных дат по Новосибирской области.

С. Н. Кузьмина — секретарь-машинист отдела. Светлана Николаевна работает в отделе с 2014 года. Она осуществляет своевременную печать документов, выполняет цифровые работы, копирует и размножает документацию, регистрирует и отправляет корреспонденцию.
Итак, со всем коллективом архива познакомились. Наконец, мы направились в святая святых — архивное хранилище.

Спустившись в подвальное помещение не чувствуешь запаха сырости или плесени — воздух чистый, только веет «стариной», всё же документам много лет…
В хранилище оказалось совсем не пусто: за столом работала Н. П. Костюк, председатель территориальной избирательной комиссии. Да не в «простых» документах Наталья Петровна искала необходимую информацию — в подшивках газеты «Убинский вестник»!
Стараясь не мешать посетителю, мы отправились в следующий зал, где Ирина Викторовна пояснила:

— В архиве разрешают работать исследователям, то есть краеведам, либо представителям организаций. Здесь необходима оперативная работа сотрудников, а именно: оформить документацию для пропуска в читальный зал, найти и представить все запрашиваемые документы.
Осмотрев архивные хранилища с новыми стеллажами и аккуратно на них расставленными коробками с документами, мы вновь направились в кабинет И. В. Якушенко, начальнику отдела, где продолжили разговор об архивном деле.

Ирина Викторовна же, пользуясь случаем, обратилась к жителям Убинского района с просьбой передачи в архив на государственное хранение фотографий с видами и событиями района разных лет, личных документов ветеранов локальных войн и вооружённых конфликтов, заслуженных жителей района, а также фотографий и документов о работе предприятий, учреждений и организаций.

— Передавая в архив документальные материалы, вы не только обеспечиваете их надёжную сохранность, но и даёте возможность последующим поколениям убинцев прикоснуться к истории своей малой родины, узнать о земляках, защитивших свою страну от врага, внёсших неоценимый вклад в развитие и становление родного села. Сохранение документальных материалов — это сохранение истории, культуры и памяти нации, — пояснила И. В. Якушенко. — Ждём вас по адресу: село Убинское, улица Ленина, 23, тел.: 21-632, 21-909. Передача информации (копий документов, фотографий) возможна и в электронном виде (E-mail: ubinarhiv@mail.ru).

Побывав в гостях у стражей истории района, я поняла: архивные работники, как «бойцы невидимого фронта», остаются в тени, их работа не видна постороннему взгляду, но именно от их усердия и энтузиазма зависит многое. Они – хранители вечности, истории и знаний, именно от них зависят судьбы целых поколений.