В соответствии со статьей 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу подлежат хранению в организациях в течение 50/75 лет и служат для исполнения социально-правовых запросов граждан о трудовом стаже, размере заработной платы и так далее.
Согласно статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации организаций всех форм собственности документы по личному составу передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих документы.
Документы по личному составу
К таковым документам относятся:
– приказы по личному составу;
– лицевые счета по заработной плате и (или) расчетные ведомости;
– списки личного состава;
– тарификационные ведомости;
– табели учета рабочего времени (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда);
– акты о несчастных случаях на производстве и документы к ним;
– книги учета приема, перемещения и увольнения работников;
– книги (журналы) учета движения трудовых книжек;
– личные дела уволенных работников;
– личные карточки (ф.Т-2) уволенных работников;
– невостребованные личные документы (трудовые книжки, аттестаты, дипломы и пр.) и другие документы, долговременные сроки хранения которых определены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
Управленческие документы
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственного или муниципального архива, передают на хранение в архивы следующие управленческие документы, используемые для исполнения запросов социально-правового характера:
– учредительные документы (устав, положение, изменения и дополнения к ним, свидетельство о регистрации, постановления, приказы и др.);
– документы о ликвидации организации (решение арбитражного суда, решение собрания акционеров, учредителей, постановления, приказы);
– протоколы собраний акционеров (учредителей);
– штатные расписания (штатные расстановки), дополнения и изменения;
– списки акционеров;
– ведомости начисления дивидендов;
– документы о награждении работников (представление, наградные листы, протоколы вручения наград).
Прием документов архивными учреждениями от организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках.
Сохранность документов
В соответствии с действующими нормативными правовыми актами председатель ликвидационной комиссии (конкурсный управляющий) обязан обеспечить сохранность архивных документов и организовать:
1. Проведение сплошной проверки наличия дел и их физического и санитарно-гигиенического состояния.
2. Информирование муниципального архива о начале процесса ликвидации организации для проведения обследования состава документов, оказания необходимой методической помощи и решения вопроса о месте дальнейшего хранения документов.
Представителям ликвидируемых организаций на территории Убинского района следует обращаться в отдел архива администрации Убинского района.
3. Проведение работ по упорядочению документов (проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел и т.д.), для чего предусмотреть средства на их упорядочение при составлении сметы расходов по ликвидации организации.
Необходимо учесть, что процесс обработки, описания и передачи на хранение документов по личному составу может быть длительным в зависимости от срока существования организации и объема дел. Упорядочение документов может быть проведено силами работников организации или с помощью сторонних специалистов на платной основе.
4. Составление описей дел по личному составу и научно-справочного аппарата к ним.
5. Представление описей дел на утверждение с экспертно-проверочно-комиссией (ЭПК) УГАС НСО или муниципального архива.
6. Передачу по акту приема-передачи архивных документов на хранение в муниципальный архив с заключением договора о передаче документов.
Санкции за нарушение требований архивного законодательства предусмотрены Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (статьи 13.20, 13.25), а также Уголовным кодексом Российской Федерации (статья 325).